Politique de remboursement et d annulation des missions
La presente politique de remboursement precise les conditions dans lesquelles des remboursements, reductions ou avoirs peuvent etre accordes dans le cadre des prestations de conseil strategique realisees par Midnexis.
Les clients de Midnexis sont des organisations professionnelles (entreprises, associations, institutions). Lorsque des dispositions legales imperatives s appliquent (par exemple en matiere de droit de la consommation ou de protection de certaines entreprises), celles-ci prevalent sur les stipulations ci-dessous.
Prestations concernees par cette politique
Sauf indication contraire dans la lettre de mission, la presente politique s applique aux prestations suivantes :
- Programmes recurrents d accompagnement de direction;
- Mandats ponctuels confies par un board ou des actionnaires;
- Audits strategiques independants;
- Ateliers, formations et interventions ponctuelles organisees par Midnexis.
Ne sont pas couvertes par la presente politique les prestations fournies par des tiers (avocats, experts-comptables, hebergeurs, fournisseurs logiciels, etc.), meme si celles-ci sont recommandees ou coordonnees par Midnexis. Les conditions de remboursement de ces prestataires restent celles qu ils definissent eux-memes.
Acomptes, annulation et report prealables
Pour certains mandats, un acompte peut etre demande au moment de la signature de la lettre de mission (par exemple 20 a 40 % du montant estime). Cet acompte vise a reserver du temps dans les agendas de l equipe et a couvrir la phase initiale de cadrage et de preparation.
Si le client annule une mission avant que des travaux significatifs n aient ete engages, l acompte peut etre partiellement rembourse. Sauf stipulation contraire, les principes suivants s appliquent :
- Annulation plus de 30 jours avant la premiere intervention planifiee: remboursement jusqu a 80 % de l acompte, le solde couvrant les couts de preparation.
- Annulation entre 15 et 30 jours: remboursement jusqu a 50 % de l acompte.
- Annulation moins de 15 jours avant: l acompte reste acquis a Midnexis, sauf accord different exprime par ecrit.
Lorsque cela est possible, Midnexis privilegie le report des dates plutot que l annulation pure et simple, afin de maintenir la coherence du dispositif convenu. Les conditions de report sont discutees au cas par cas et confirmees par ecrit.
Interruption, reduction de perimetre et qualite des prestations
En cas d interruption anticipée d un programme ou d une mission, a l initiative du client, les honoraires deja factures et les prestations realisees restent dus. Les honoraires concernant des periodes a venir peuvent, le cas echeant, faire l objet d un ajustement, dans la mesure ou Midnexis n a pas engage de travaux preparatoires significatifs pour ces periodes.
Si Midnexis doit, pour des raisons qui lui sont imputables, interrompre definitivement une mission en cours sans solution de remplacement acceptable, une regularisation au benefice du client est effectuee, par exemple sous la forme d un avoir ou d un remboursement partiel correspondant aux prestations non realisees.
Lorsque le perimetre de la mission evolue (ajout ou retrait de chantiers, changement de format, modification de la composition des equipes impliquees, etc.), les conditions financieres peuvent etre renegociees. Ces ajustements sont formalises par un avenant a la lettre de mission.
Si le client estime qu une prestation ne correspond pas aux engagements pris, il est invite a en informer Midnexis dans les plus brefs delais, de preference par ecrit et de maniere circonstanciee. Midnexis analysera la situation, proposera le cas echeant des mesures correctrices raisonnables et, si une faute est averee, pourra envisager un geste commercial approprie.
Caracteristiques des services de conseil et limites des remboursements
Les services de conseil fournis par Midnexis sont de nature intellectuelle et personnalisee. Ils sont fournis sur la base d informations et de hypotheses partagees avec le client a un instant donne. Conformement a cette nature, les prestations integralement realisees ne font pas l objet de remboursement automatique.
Les decisions strategiques appartiennent au client. Les recommandations de Midnexis constituent des elements d appui a la decision, mais ne sauraient se substituer au pouvoir de decision du dirigeant et de ses organes de gouvernance. La non-atteinte d objectifs ou de resultats commerciaux ne peut, en tant que telle, ouvrir droit a remboursement.
Lorsque la loi impose des droits specifiques en matiere de resiliation, de remboursement ou de protection de certaines categories de clients, ces dispositions s appliquent, meme si elles ne sont pas mentionnees de maniere exhaustive dans la presente politique.
Cette politique doit etre lue conjointement avec nos conditions de service et les lettres de mission conclues avec chaque client. En cas de divergence entre ces documents, ce sont les dispositions legales imperatives, puis les clauses de la lettre de mission, qui prevalent.
Comment formuler une demande de remboursement ou d avoir
Toute demande relative a un remboursement, un avoir ou une contestation de facture doit etre adresse a Midnexis par ecrit:
- Par email: [email protected]
- Par courrier: Midnexis, Avenue des Arts 56, 1000 Bruxelles, Belgique
Afin de traiter la demande dans de bonnes conditions, le client est invite a fournir au minimum:
- Ses coordonnees (nom, organisation, fonction, email, telephone);
- Le numero et la date de la facture concernee;
- Une description claire de la demande et de ses motifs;
- Tout document utile (lettre de mission, echanges, etc.).
Midnexis s efforce de confirmer la bonne reception de la demande dans un delai de 7 jours ouvrables et d y apporter une reponse motivee dans un delai raisonnable, compte tenu de la complexite du dossier.
La presente politique ne constitue pas un conseil juridique. Elle est fournie a titre d information generale et doit, le cas echeant, etre interpretee a la lumiere des lois applicables et des contrats conclus entre Midnexis et chaque client.